Pretendentu datu apstrāde

STATS uzņēmumu grupas

PAZIŅOJUMS par personas datu apstrādi un tās mērķiem

PRETENDENTIEM UZ DARBA VAKANCĒM

Šis personas datu apstrādes paziņojums attiecas uz visiem pretendentiem, kas vēlas piedalīties konkursos un atlases procesos uz jebkura STATS grupas uzņēmuma darba vakancēm.

1. Paziņojumā lietotie termini:

STATS grupu veido sabiedrības: SIA “STATS INVEST”, SIA “STATS VADĪBAS SISTĒMAS”, SIA “STATS RENT”, SIA “STATS INCOM”, SIA “EASY BUILDING” u.c. uzņēmumi, kuru uzskaitījums atrodams uzņēmuma vietnē www.stats.lv.

Personas dati ir jebkāda informācija, kas attiecas uz identificētu vai identificējamu fizisku personu.

Apstrāde – jebkuras ar personas datiem veiktas darbības, ieskaitot datu vākšanu, reģistrēšanu, ievadīšanu, glabāšanu, sakārtošanu, izmantošanu, nodošanu, pārraidīšanu un izpaušanu, bloķēšanu vai dzēšanu.

Pārzinis – STATS grupas uzņēmums, kas ir izsludinājis vakanci, tādējādi nosakot personas datu apstrādes mērķus, kā arī atbild par personas datu apstrādi atbilstoši normatīvo aktu prasībām. Kontaktinformācija saziņai tiek norādīta darba sludinājumā.

Datu apstrādātājs – SIA “STATS VADĪBAS SISTĒMAS” (reģ.nr.40103975459, juridiskā adrese: Bērzaunes iela 11a, Rīga, e-pasts saziņai: stats@stats.lv, t.67032550), Pārziņa vārdā apstrādā personas datus, nodrošina visus ar personāla vadību saistītos pakalpojumus, tai skaitā, pārvalda personāla atlases procesus.

Pretendents – datu subjekts, kurš ir atsaucies uz darba piedāvājumu, iesūtot savu pieteikumu uz vakanci un īsu profesionālās dzīves gājuma, prasmju un kvalifikācijas aprakstu (CV).

2. Mūsu veiktās personas datu apstrādes vispārīgs raksturojums

Šis paziņojums sniedz informāciju par to, kā mēs veicam STATS grupas uzņēmumu vakanto amatu kandidātu/pretendentu un citu personu, kuru dati var nonākt mūsu rīcībā saistībā ar personāla atlasi, datu apstrādi.

Šā paziņojuma mērķis ir sniegt iespēju personām, kas vēlas pretendēt uz STATS grupas uzņēmumos izsludinātajem vakantajiem amatiem, kā arī tām personām, kuru datus mums ir nodevuši pretendenti (piemēram, atsauksmju devēju dati), iepazīties ar mūsu personas datu apstrādes noteikumiem. Vēlamies sniegt Jums vispārīgu informāciju par mūsu veiktajām personas datu apstrādes darbībām un nolūkiem, tomēr lūdzam ņemt vērā, ka arī citos dokumentos mūsu interneta vietnē var būt sniegta papildu informācija par Jūsu personas datu apstrādi.

Mēs apzināmies, ka personas dati ir Jūsu vērtība un apstrādāsim tos, ievērojot konfidencialitātes prasības un rūpējoties par to drošību.

Šī ir paziņojuma aktuālā redakcija. Paziņojuma aktualizācija tiek veikta vienu reizi gadā vai arī pēc nepieciešamības (piemēram, neatbilstošas datu apstrādes precedenta gadījumā).

3. Pretendenta datu iegūšanas veidi

Jūsu personas datus mēs iegūstam kādā no sekojošiem veidiem:

• No Pretendenta paša, kad tas iesniedz mums CV un pievieno citus dokumentus dalībai darba vakanču portālos un/vai uzņēmuma vietnē izsludinātā konkursā uz vakanto amatu, kad tas zvana mums, raksta uz e-pasta vai pasta adresi adresi vai kontaktējas klātienē;
• No Pretendenta iepriekšējiem darba devējiem vai vadītājiem, ja Pretendents ir norādījis viņu kontaktinformāciju atsauksmju iegūšanai;
• No Pretendenta intervijas laikā un/vai savstarpēja līguma slēgšanas procesā;
• No trešās personas, kura Pretendenta vārdā un ar Pretendenta piekrišanu uzrunā mūs;
• No videonovērošanas ierakstiem, ierodoties uz interviju mūsu centrālajā birojā Bērzaunes ielā 11a, Rīgā.

 

4. Pretendenta personas dati un personas datu apstrādes nolūki

Pretendentu personas datus mēs ievācam, lai veiktu personāla atlases procesus, izpildītu mums saistošos juridiskos pienākumus, kā arī lai īstenotu mūsu leģitīmās intereses. Nepilnīgu vai nepatiesu personas datu iesniegšana var apdraudēt darba attiecību uzsākšanu.

Mēs apstrādājam Pretendenta personas datus atbilstoši iepriekš definētiem leģitīmiem nolūkiem, tai skaitā:

• Potenciālo darbinieku atlases procesa nodrošināšanai un no tā izrietošo tiesību un pienākumu realizēšanai

Šī nolūka ietvaros mēs saņemam pretendentu CV un tam pievienotos dokumentus (pieteikums, motivācijas vēstule, atsauksme u.tml.), sazināmies ar Pretendentu un Pretendenta norādītajiem atsauksmju sniedzējiem, ar Pretendenta piekrišanu saglabājam CV citiem konkursiem, kā arī saglabājam datus, lai atbildētu uz pretenzijām un aizstāvētu savas intereses tiesvedībā, ja rodas šāda nepieciešamība.

Šim nolūkam un iepriekšnorādītajiem apakšnolūkiem mums varētu būt nepieciešami vismaz sekojoši dati: Pretendenta vārds, uzvārds, kontaktinformācija (e-pasta adrese, tālruņa numurs), izglītība un darba pieredze, informācija par konkrētiem dokumentiem un prasmēm, kas nepieciešamas konkrētam amatam (piemēram, autovadītāja apliecība) personas, kura var sniegt atsauksmes, kontaktinformācija, jebkura publiski pieejama informācija par Pretendentu kā arī cita informācija, kas varētu būt būtiska attiecīga amata izpildei un atbilstošākā pretendenta noskaidrošanai.

 

Juridiskais pamats:

• Pretendenta piekrišana (Vispārīgās datu aizsardzības regulas 6. panta pirmās daļas b punkts) attiecībā uz CV iesniegšanas faktu un CV saglabāšanu turpmākiem konkursiem,
• Juridisku pienākumu izpilde (Vispārīgās datu aizsardzības regulas 6. panta pirmās daļas c punkts) atsevišķos gadījumos uz atsevišķu datu veidiem, ja normatīvie akti nosaka obligātās prasības konkrētam amatam,
• Pārziņa leģitīmās intereses (Vispārīgās datu aizsardzības regulas 6. panta pirmās daļas f punkts, 9. panta otrās daļas e punkts) – attiecībā uz pierādījumu nodrošināšanu iespējamo prasījumu gadījumā, kā arī attiecībā uz pieprasāmās informācijas apjomu.
  • Darba tiesisko attiecību nodibināšanai

Šī nolūka ietvaros mēs ievācam informāciju, kuru nepieciešams iekļaut darba līgumā un tā pielikumos, veicam Pretendenta identifikāciju, pārbaudām kvalifikāciju apstiprinošus dokumentus, noformējam darba līgumu.

Šim nolūkam mums nepieciešami vismaz sekojoši dati: vārds, uzvārds, personas kods, deklarētās dzīves vietas adrese, tālruņa numurs, izglītības un kvalifikācijas dati, informācija par darba tiesiskajām attiecībām (darba attiecību sākuma datums, amats, darba pienākumu apraksts, darba samaksas apmērs, bankas konta numurs, veselības dati tādā apmērā, kā tie ir uzrādīti obigātās veselības pārbaudes kartē).

Juridiskais pamats:

• Līguma ar datu subjektu noslēgšana (Vispārīgās datu aizsardzības regulas 6. panta pirmās daļas b punkts, Darba likuma 35., 36. pants, panta 2. daļa, Vispārīgās datu aizsardzības regulas 9. panta otrās daļas b punkts),
• Juridisku pienākumu izpilde (Vispārīgās datu aizsardzības regulas 6. panta pirmās daļas c punkts) attiecībā uz darba līgumā atspoguļojamo informāciju un nepieciešamajām kvalifikācijas prasībām, kā arī ziņošanai par nodarbinātības faktu valsts institūcijām, piemēram, Valsts Ieņēmumu dienestam,
• Pārziņa pienākumu izpilde un tiesību realizācija nodarbinātības jomā (Vispārīgās datu aizsardzības regulas 9. panta otrās daļas b punkts) – attiecībā uz īpašu kategoriju datu (veselības dati, piederība arodbiedrībai) apstrādi.
  • Drošības, mantisko interešu apdraudējuma novēršana un citu būtisku mūsu vai trešo personu leģitīmo interešu nodrošināšanai

Šī nolūka ietvaros mēs veicam mūsu centrālās biroja ēkas Bērzaunes ielā 11a, Rīgā, kā arī vairāku citu STATS grupas uzņēmumu struktūrvienību biroja ēku un pieguļošās teritorijas videonovērošanu, par ko Pretendentu informē brīdinājuma zīmes, kas ir izvietotas pie ieejām teritorijā un ēkās.

Šim nolūkam mums varētu būt nepieciešams apstrādāt vismaz sekojošus personas datus: videoierakstos esošie dati, piekļuves kontroles sistēmās fiksētie dati par telpu apmeklējumu u.tml.

Juridiskais pamats:

• Pārziņa leģitīmās intereses (Vispārīgās datu aizsardzības regulas 6. panta pirmās daļas f punkts.
  • Dokumentu arhivēšanai

Šī nolūka ietvaros mēs veicam personas datu arhivēšanu, lai ievērotu obligātās prasības par arhīva uzturēšanu.

Juridiskais pamats:

• Likuma “Par grāmatvedību” 10. panta nosacījumi.

5. Kas var piekļūt Jūsu personas datiem

Mēs veicam nepieciešamos pasākumus, lai apstrādātu Jūsu personas datus atbilstoši piemērojamiem tiesību aktiem un nodrošinātu, ka Jūsu personas datiem nepiekļūst trešās personas, kurām nav attiecīga tiesiska pamata Jūsu personas datu apstrādei.

Jūsu personas datiem pēc nepieciešamības varētu piekļūt:

• Pārziņa, Datu apstrādātāja darbinieki vai tieši pilnvarotās personas, kurām tas nepieciešams darba pienākumu izpildei, piemēram, grāmatveži, personāla daļas darbinieki u.tml.,
• Trešās puses pakalpojumu sniedzēji, kas palīdz Pārzinim jaunu darbinieku atlases procesā, piemēram, profesionālās personāla atlases kompānijas, pretendentu datu bāžu pakalpojumu sniedzēji u.tml.,
• Personas datu apstrādātāji atbilstoši to sniegtajiem pakalpojumiem un tikai minimāli nepieciešamā apjomā, piemēram, auditori, finanšu vadības un juridiskie konsultanti u.c. personas, kuras ir saistītas ar Pārziņa un Datu apstrādātāja personāla atlases procesu, tai skaitā vizītkaršu izgatavotāji, lidsabiedrības, viesnīcas (ar komandējumiem saistīto pienākumu izpildei) u.tml.,
• Valsts un pašvaldības institūcijas normatīvajos aktos noteiktajos gadījumos, piemēram, nodokļu pārvaldes, tiesībsargājošās iestādes,
• Veselības un nelaimes gadījumu apdrošināšanas kompānijas, obligātās veselības pārbaudes veicēja organizācija,
• Pakalpojumu organizētāji vai sniedzēji, piemēram, dalībai velo maratonā, skriešanas sacensībās, sporta klubu abonementu iegādei, apmācības pakalpojumu sniedzēji u.tml.,
• Bijušajie Pretendenta darba devēji vai vadītāji, kuru kontaktinformāciju Pretendents ir uzrādījis atsauksmju/rekomendāciju iegūšanai.

6. Jūsu personas dati netiek sūtīti uz ārpus Eiropas Savienības vai Eiropas Ekonomiskās zonas valstīm.
7. Cik ilgi mēs glabāsim Pretendenta personas datus?

Pretendenta personas dati (CV un tam pievienotie dokumenti) tiek glabāti līdz konkursa noslēgumam, kā arī 3 (trīs) mēnešus pēc tā, lai piedāvātu darbu citam pretendentam tad, ja darbā pieņemtais Pretendents neiztur pārbaudes laiku vai  atsakās turpināt darba tiesiskās attiecības, kā arī lai nodrošinātos pret iespējamām prasībām un tiesvedībām pret mums.

Ja Pretendents ir iesniedzis CV un tam pievienotos dokumentus, neadresējot konkrētai amata vakancei, viņa personas dati tiek nekavējoties izdzēsti, neizdrukājot tos papīra formātā.

Ja Pretendenta iesūtītie CV un tam pievienotie dokumenti satur sensitīvus personas datus, Pretendents tiek nekavējoties informēts par to un viņa iesūtītie dokumenti tiek nekavējoties izdzēsti/iznīcināti. Pretendentam tiek piedāvāts pārskatīt savus pieteikuma dokumentus un iesniegt tādā formā, kas nesatur sensitīvus personas datus.

Ja Pretendents ir devis piekrišanu izmantot savu CV un tam pievienotos dokumentus arī vēlākām atlasēm, mēs glabājam Pretendenta datus 6 (sešus) mēnešus no piekrišanas saņemšanas brīža.

Ja ar Pretendentu tiek noslēgts darba līgums, tad CV un tam pievienotie dokumenti var tikt pievienoti personlietai un glabāti visu darba līguma spēkā esamības laiku.

8. Pretendenta tiesības attiecībā uz iesniegto personas datu apstrādi

Pretendentam ir tiesības pieprasīt Pārzinim nodrošināt piekļuvi saviem personas datiem, aktualizēt tos vai pieprasīt to apstrādes ierobežošanu, dzēšanu, iebilst pret datu apstrādi, kā arī tiesības uz datu pārnesamību Vispārīgajā datu aizsardzības regulā noteiktajos gadījumos un kārtībā.

Mēs cienām Jūsu tiesības piekļūt saviem personas datiem un tos kontrolēt, tāpēc Jūsu pieprasījuma saņemšanas gadījumā atbildēsim uz to normatīvajos aktos noteiktajos termiņos (parasti – viena mēneša laikā).

Informāciju par pie mums esošajiem Jūsu personas datiem varat iegūt vai realizēt  citas savas kā datu subjekta tiesības:

• Iesniedzot iesniegumu (brīvā formā) klātienē un identificējot sevi STATS grupas centrālajā birojā Bērzaunes ielā 11a, Rīgā, LV–1039, katru darba dienu no 09.30 līdz 17.30,
• Nosūtot iesniegumu mums uz e-pasta adresi: stats@stats.lv, vēlams – parakstītu ar drošu elektronisko parakstu,
• Nosūtot iesniegumu ierakstītā vēstulē pa pastu SIA “STATS VADĪBAS SISTĒMAS” uz adresi Bērzaunes ielā 11a, Rīgā, LV–1039.

Saņemot Jūsu iesniegumu, mēs izvērtēsim tā saturu un Jūsu identificēšanas iespēju un sniegsim atbildi normatīvajos aktos noteiktajos termiņos.

9. Piekrišanas atsaukšana

Pretendenta personas datu apstrāde pamatojas uz Pretendenta piekrišanu, kas tiek realizēta brīdī, kad Pretendents atsūta savu CV un citus pievienotos dokumentus uz darba sludinājumā norādīto e-pasta adresi. Pretendentam ir tiesības jebkurā brīdī atsaukt savu piekrišanu apstrādāt viņa personas datus, nosūtot iesniegumu brīvā formā, izmantojot jebkuru šajā dokumentā norādīto kontaktēšanās formu ar Pārzini (pasts, e-pasts, tālrunis, klātiene). Tādā gadījumā tiek pārtraukta Pretendenta datu apstrāde un dati tiek nekavējoties dzēsti, par to rakstiski informējot Pretendentu.

Tomēr informējam, ka piekrišanas atsaukšana nevar ietekmēt tādu personas datu apstrādi, kura ir nepieciešama normatīvo aktu prasību izpildei vai kura pamatojas uz līgumu, mūsu leģitīmajām interesēm vai citiem normatīvajos aktos noteiktajiem pamatiem likumīgai datu apstrādei.

 

10. Sūdzības iesniegšana saistībā ar personas datu apstrādi

Ja Pretendentam ir kādi jautājumi vai iebildumi saistībā ar viņa personas datu apstrādi, aicinām vispirms vērsties pie mums, izmantojot jebkuru šā paziņojuma 8. punktā minēto kontakta formu.

Ja tomēr uzskatāt, ka mēs neesam spējuši atrisināt radušos problēmsituāciju un pārkāpjam Jūsu tiesības uz personas datu aizsardzību, Jums ir tiesības iesniegt sūdzību Datu valsts Inspekcijai.

 

11. Jūsu datus mēs neizmantojam automatizēto lēmumu pieņemšanā.

 

12. Pretendentu atlases procesa norises kārtība:
13. Izsludinām pieteikšanos uz amata vakanci darba sludinājumu portālā un/vai uzņēmuma mājas lapā.
14. Datu apstrādātāja pilnvarotā persona (personāla vadītājs) no personāla atlases uzņēmuma vai personīgi no Pretendenta saņem informāciju par Pretendentiem uz vakanci un/vai Pretendentu iesūtītos CV un tiem pievienotos dokumentus. Papīra formātā tiek izdrukāti un iesniegti atlases komisijai tikai to Pretendentu CV, kuri tiek uzaicināti uz darba interviju.
15. Pretendentu atlases komisija: Datu apstrādātāja pilnvarotā persona – personāla vadītājs kopā ar Pārziņa pilnvaroto personu (potenciālā darbinieka turpmākais tiešais vadītājs) iepazīstas ar Pretendentu iesūtītajiem CV un tiem pievienotajiem dokumentiem un izvērtē to atbilstību sludinājumā publicētajām prasībām.
16. Pēc sludinājuma termiņa notecēšanas Pretendentu atlases komisija izvēlas Pretendentus (parasti 5–10) interviju pirmajai kārtai. Personāla vadītājs zvana Pretendentiem un organizē interviju grafiku, kā arī uztur kontaktu, informējot par konkursa gaitu, ar Pretendentiem līdz konkursa noslēgumam.
17. Pēc pirmās interviju kārtas atlases komisija izvirza 3–5 pretendentus uz otro interviju kārtu, kur Pretendenta profesionālo kompetenču un atbilstības amatam novērtēšanā piedalās komisija tajā pašā vai paplašinātā sastāvā – personāla vadītājs kopā ar Pārziņa pilnvarotajām personām (potenciālā darbinieka turpmākais tiešais vadītājs un uzņēmuma valdes loceklis).
18. Pēc otrās interviju kārtas atlases komisija pieņem lēmumu par amatam atbilstošāko Pretendentu un piedāvā dibināt darba tiesiskās attiecības. Saņemot Pretendenta piekrišanu, personāla vadītājs informē Pretendentu par darba līguma noslēgšanai papildus nepieciešamo personas datu minimumu. Tiek noslēgts darba līgums un izveidota personlieta, kurā tiek glabāts Pretendenta iesūtītais CV un tam pievienotie dokumenti. Konkurss tiek uzskatīts par noslēgtu.
19. Visiem Pretendentiem, kuri tika uzaicināti un darba interviju, personāla vadītājs paziņo par atlases rezultātiem, izmantojot Pretendentu norādītos kontaktu veidus.
20. Personāla vadītājam pēc Pārziņa pilnvarojuma ir tiesības uzrunāt Pretendentu/-us, kurus viņš atzīst par pietiekami atbilstošiem jau aizņemtajai vakancei un augstu novērtē viņa/-u kompetences, un lūgt atļauju saglabāt saņemto informāciju par Pretendentu, lai informētu viņu par turpmākajām Pārziņa vai jebkura cita STATS grupas uzņēmuma vakancēm. Ar šādu mērķi uzglabātu personas datu glabāšanas termiņš ir 6 (seši) mēneši.
21. Visu pārējo Pretendentu atsūtītie CV un citi pievienotie dokumenti tiek glabāti elektroniski 3 (trīs) mēnešus, sākot no darba sludinājuma termiņa beigu datuma, un pēc tam izdzēsti.